¿Qué es la coordinación de actividades empresariales y su importancia para las organizaciones?

La coordinación de actividades empresariales permite garantizar las medidas de seguridad y prevención en los centros de trabajo en los que concurren trabajadores de diferentes empresas. En este artículo te hablamos de la importancia de realizar una correcta coordinación de actividades empresariales en cualquier organización y las obligaciones que se derivan de la misma para todos los agentes implicados.

Qué es la coordinación de actividades empresariales

La coordinación de actividades empresariales es la disciplina por la cual se establecen medios de control de la prevención de riesgos laborales cuando los trabajadores de dos o más empresas coinciden en un mismo centro de trabajo. En especial estas medidas están orientadas hacia la cooperación entre sí de todas las empresas y trabajadores concurrentes, con objeto de que dicha concurrencia no repercuta negativamente en la seguridad y salud de los trabajadores implicados.

Por tanto, la Coordinación de Actividades  Empresariales (conocida con las siglas CAE) tiene por objeto dar soporte a la prevención de los riesgos laborales derivados de la contratación y subcontratación empresarial, cuando en el mismo centro de trabajo concurren diferentes empresas.

Hay que tener en cuenta que la subcontratación de tareas laborales es algo cada más habitual en la mayoría de las organizaciones, puesto que frecuentemente las empresas recurren a la contratación de servicios de empresas terceras para la ejecución de determinados trabajos. Al ser esta una práctica cada vez más extendida y que está tomando una enorme dimensión en los últimos tiempos, necesita de unas medidas específicas de control que garanticen el cumplimiento de los procedimientos de trabajo y de las medidas de seguridad de cada organización y sobre todo garantizando en todo momento la seguridad y salud de los trabajadores que participan en los trabajos.

El número de trabajadores que se aglutinan en un centro de trabajo puede llegar a ser tan grande en ciertas ocasiones, que para los responsables de prevención se hace imposible controlar la entrada y salida de trabajadores, la aptitud de los mismos y garantizar que los trabajos se desarrollen con seguridad. Por ello la coordinación de actividades empresariales es clave para tener bajo control estas situaciones, tan frecuentes en las empresas y la utilización de determinadas herramientas digitales agiliza y simplifica considerablemente este control tan necesario.

Obviamente, para que la coordinación de actividades empresariales funcione, es necesario considerar los riesgos del centro titular y de su actividad, así como la de los trabajos que van a realizar cada una de las empresas que concurren en el centro titular, pero también los riesgos nuevos que pueden derivar de la propia concurrencia de las empresas.

Qué legislación regula la Coordinación de Actividades Empresariales

La norma que regula en España la Coordinación de Actividades Empresariales en las organizaciones es el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales. Este Real Decreto es la marco legislativo principal en el que se basa toda la legislación en materia de Coordinación de actividades empresariales y que establece una serie de actuaciones y obligaciones para todas las empresas concurrentes en el centro, para el empresario titular y para el empresario principal.

Este Real Decreto nace en desarrollo de lo recogido en el art. 24 de la Ley 31/1991 de prevención de riesgos laborales, que dice textualmente:

1. Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. A tal fin, establecerán los medios de coordinación que sean necesarios en cuanto a la protección y prevención de riesgos laborales y la información sobre los mismos a sus respectivos trabajadores

2. El empresario titular del centro de trabajo adoptará las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas, en relación con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de protección y prevención correspondientes, así como sobre las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores.

3. Las empresas que contraten o subcontraten con otras la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllas y que se desarrollen en sus propios centros de trabajo deberán vigilar el cumplimiento por dichos contratistas y subcontratistas de la normativa de prevención de riesgos laborales.

Conceptos básicos de la Coordinación de Actividades Empresariales

 Antes de entrar a definir cuáles son las obligaciones de coordinación de actividades empresariales para los diferentes actores implicados, es necesario aclarar ciertos conceptos básicos que el propio Real Decreto 171/2004 establece como definición.

Hay varios elementos clave en coordinación de actividades empresariales cuya definición es necesario entender previamente: centro de trabajo, empresario titular, empresario principal y empresas concurrentes.

Centro de trabajo:

Cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo. Es el área definida en el contrato, donde la empresa contratista realizará la actividad que se le contrata.

Empresario titular:

La persona que tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo. Es decir, quien tiene el dominio del centro y además lo dirige y controla.

Empresario principal:

el empresario que contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad y que se desa­rrollan en su propio centro de trabajo. Puede ser a su vez el empresario titular.

Empresa concurrente:

Medios de Coordinación de Actividades Empresariales

El RD 171/2004 establece la obligación de que los empresarios concurrentes en el centro de trabajo deberán definir los medios de coordinación para la prevención de riesgos laborales que consideren necesarios, antes del inicio de los trabajos.

Los medios de coordinación deben entenderse como toda medida destinada a garantizar y a optimizar la coordinación de actividades empresariales para que se realizce de forma eficiente. Dicho en otras palabras, estos medios deben favorecer el intercambio fluido de información y documentación entre las empresas concurrentes y facilitar así el establecimiento de unas buenas prácticas en el centro de trabajo que garanticen la seguridad de todos los trabajadores implicados.

Relación no exhaustiva de medios de coordinación.

A continuación se establece la lista no exhaustiva de medios de coordinación que pueden implantarse en un centro de trabajo donde se produzca la concurrencia de empresas:

• El intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes
• La celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes.
• Las reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes o, en su defecto, de los empresarios que carezcan de dichos comités con los delegados de prevención.
• La impartición de instrucciones.
• El establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención de los riesgos existentes o de procedimientos o protocolos de actuación.
• La presencia en el centro de trabajo de los recursos preventivos de las empresas concurrentes.
• La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas, que será el medio preferente en ciertas situaciones

La iniciativa para el establecimiento de los medios de coordinación corresponde al empresario titular del centro de trabajo cuyos trabajadores desarrollen actividades en éste o, en su defecto, al empresario principal. En todo caso, todos los empresarios implicados deberán informar a sus respectivos trabajadores sobre los medios de coordinación que se han establecido.

Designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.

La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas se considerará medio de coordinación preferente de entre los posibles medios a elegir,  cuando se den dos o más de las siguientes condiciones:

• Cuando en el centro de trabajo se realicen actividades o procesos reglamentariamente considerados como peligrosos o con riesgos especiales
• Cuando exista una especial dificultad para controlar las interacciones de las diferentes actividades desarrolladas en el centro de trabajo que puedan generar riesgos calificados como graves o muy graves.
• Cuando exista una especial dificultad para evitar que se desarrollen en el centro de trabajo, actividades incompatibles entre sí desde la perspectiva de la seguridad y la salud de los trabajadores.
• Cuando exista una especial complejidad para la coordinación de las actividades preventivas como consecuencia del número de empresas y trabajadores concurrentes, del tipo de actividades desarrolladas y de las características del centro de trabajo.

Quién puede ser designado como coordinador de la actividad preventiva

En el caso de que se haya optado por la designación de un coordinador de la actividades preventiva, teniendo en consideración lo indicado en el apartado anterior, la persona/s designada/s deberá seleccionarse teniendo en cuanta las siguientes condiciones:

• Podrán ser encargadas de la coordinación de las actividades preventivas las siguientes personas:
  • Uno o varios de los trabajadores designados para el desarrollo de las actividades preventivas por el empresario titular del centro de trabajo o por los demás empresarios concurrentes
  • Uno o varios miembros del servicio de prevención propio de la empresa titular del centro de trabajo o de las demás empresas concurrentes.
  • Uno o varios miembros del servicio de prevención ajeno concertado por la empresa titular del centro de trabajo o por las demás empresas concurrentes.
  • Uno o varios trabajadores de la empresa titular del centro de trabajo o de las demás empresas concurrentes que reúnan los conocimientos, la cualificación y la experiencia necesarios
  • Cualquier otro trabajador de la empresa titular del centro de trabajo que, por su posición en la estructura jerárquica de la empresa y por las funciones técnicas que desempeñen esté capacitado para la coordinación de las actividades empresariales.
  • Una o varias personas de empresas dedicadas a la coordinación de actividades preventivas, que reúnan las competencias, los conocimientos y la cualificación necesarios

• La persona o las personas encargadas de la coordinación de actividades preventivas serán designadas por el empresario titular del centro de trabajo
• Si quieres saber más en este tema te dejamos este post sobre cuando es obligatorio disponer de un coordinador de la actividade preventiva

Funciones de la persona/s encargada/s de la coordinación de las actividades preventivas.

La persona o personas encargadas de la coordinación de actividades preventivas en el centro de trabajo deberán contar con la formación preventiva como mínimo del nivel intermedio y deberá realizar las siguientes funciones:

• Ayudar al cumplimiento de los objetivos en materia de Coordinación de actividades empresariales
• Servir de canal para el intercambio de las informaciones entre las empresas concurrentes
• Cualesquiera otras encomendadas por el empresario titular del centro de trabajo.

Estas personas estarán facultadas en el centro de trabajo para cualquiera de las siguientes funciones:

• Conocer las informaciones que deben intercambiarse las empresas concurrentes
• Acceder a cualquier zona del centro de trabajo.
• Impartir a las empresas concurrentes las instrucciones que sean necesarias
• Proponer a las empresas concurrentes la adopción de medidas para la prevención de los riesgos

Obligaciones del empresario titular

El empresario titular deberá cumplir con ciertas obligaciones para garantizar la coordinación de actividades empresariales en el centro de trabajo:

Información:

• El empresario titular deberá informar a los otros empresarios concurrentes sobre:
  • Los riesgos propios del centro de trabajo
  • Las medidas para la prevención de tales riesgos
  • Las medidas de emergencia que se deben aplicar.
• La información deberá proporcionarse antes del inicio de las actividades y cuando se produzca un cambio en los riesgos propios del centro de trabajo
• La información se facilitará por escrito cuando los riesgos propios del centro de trabajo sean calificados como graves o muy graves.

Instrucciones:

• El empresario titular del centro de trabajo dará al resto de empresarios concurrentes instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo y sobre las medidas antes situaciones de emergencia.
• Las instrucciones habrán de proporcionarse antes del inicio de las actividades y cuando se produzca un cambio en los riesgos
• Las instrucciones se facilitarán por escrito cuando los riesgos existentes en el centro de trabajo sean calificados como graves o muy graves.

Fuente: INSST

Obligaciones del empresario principal.

Igualmente el empresario principal deberá cumplir con ciertas obligaciones para garantizar la coordinación de actividades empresariales en el centro de trabajo:

• El empresario principal deberá vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas de obras y servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollen en su propio centro de trabajo.
• El empresario principal exigirá a las empresas contratistas y subcontratistas que:
  • Le acrediten por escrito que han realizado la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva.
  • Le acrediten por escrito que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo.
  • Deberá comprobar que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas.

Fuente: INSST

Obligaciones que deben adoptar los empresarios concurrentes.

Todas las empresas y trabajadores autónomos que concurran en el centro de trabajo deberán cooperar en la aplicación de las medidas de coordinación de actividades empresariales, tanto si existe o no relaciones jurídicas entre ellos y cumplir con las siguientes obligaciones:

• Las empresas concurrentes deberán informarse recíprocamente sobre los riesgos de las actividades que desarrollen en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las otras empresas concurrentes. La información deberá proporcionarse antes del inicio de las actividades, cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos y cuando se haya producido una situación de emergencia.
• La información se facilitará por escrito cuando alguna de las empresas genere riesgos calificados como graves o muy graves.
• Cuando, como consecuencia de los riesgos de las actividades concurrentes, se produzca un accidente de trabajo, el empresario deberá informar a los demás empresarios
• Los empresarios deberán comunicarse de inmediato toda situación de emergencia
• Cada empresario deberá informar a sus trabajadores respectivos de los riesgos derivados de la concurrencia de actividades empresariales
• Los empresarios que desarrollen actividades en un centro de trabajo del que otro empresario sea titular tendrán en cuenta la información recibida de éste en la evaluación de los riesgos y en la planificación de su actividad preventiva
• Las instrucciones dadas por el empresario titular del centro de trabajo deberán ser cumplidas por los demás empresarios concurrentes.
• Deberán comunicar a sus trabajadores respectivos la información y las instrucciones recibidas del empresario titular del centro de trabajo

Información adicional sobre Coordinación de Actividades Empresariales

Aquí te dejamos un repertorio de documento que puede ser de interés:

• Nota Técnica sobre Coordinación de Actividades Empresariales del INSST
• Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.
• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales.

Soluciones digitales para la Coordinación de actividades empresariales:

Los software de Coordinación de Actividades Empresariales como EcoGestor CAE permiten a las empresas contratistas y subcontratistas, así como al empresario titular y principal llevar un control digital, ágil, y coordinado de la concurrencia de las empresa en el centro de trabajo y así poder dar cumplimiento a las obligaciones del RD 171/2004 de manera sencilla.

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