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¿Qué es y para qué sirve un GMAO en mantenimiento?

Publicado el 13/04/2021

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GMAO mantenimiento

Las operaciones de mantenimiento en una empresa pueden resultar una tarea ardua y compleja a nivel organizativo. Recurrir a una solución GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador) es cada vez más habitual por parte de administradores de instalaciones y responsables mantenimiento. Un software GMAO es un software que ayuda en la administración del mantenimiento y que dispone de otras funcionalidades que contribuyen al seguimiento de los flujos de trabajo y a la supervisión de los sistemas y procesos.

¿Qué es un GMAO? 

Un GMAO es un sistema de gestión de mantenimiento por ordenador, un software que centraliza la información del mantenimiento y facilita los procesos de las operaciones de mantenimiento. Un software GMAO ayuda a optimizar el uso y la disponibilidad de maquinaria, herramientas, vehículos, infraestructuras de plantas y otros activos y automatiza las asignaciones de mantenimiento preventivo y las órdenes de trabajo. 

GMAO son las siglas de Gestión del mantenimiento asistido por ordenador, aunque este tipo de software en ocasiones se denominan CMMS, acrónimo de computerized maintenance management system.

El núcleo de una solución GMAO para mantenimiento es su base de datos, que organiza la información sobre los activos de un departamento de mantenimiento. Esto permite tener un registro centralizado de equipos y herramientas, realizar un seguimiento del ciclo de vida de los activos, y programar y llevar a cabo una supervisión de las actividades de mantenimiento, con un listado detallado de los trabajos realizados. 

Principales funcionalidades de un GMAO o CMMS para mantenimiento

Las principales funcionalidades de un software GMAO son: 

  • Mantenimiento preventivo  

El módulo más importante de una solución GMAO o CMMS es el de gestión del mantenimiento preventivo. Debido a la gran cantidad de activos que puede poseer una organización, resulta clave planificar los mantenimientos preventivos para prevenir fallas o averías y, en consecuencia, paros de actividad en el proceso de producción. Con un sistema GMAO se programa la periodicidad de los mantenimientos y, al mismo tiempo, se automatizan las órdenes de trabajo asociadas y se asignan los correspondientes recursos personales y técnicos. 

En este artículo te explicamos los diferentes tipos de mantenimiento que pueden existir

  • Gestión de órdenes de trabajo: 

Otra de las funcionalidades principales de un GMAO o CMMS para un dpto. de mantemimeinto es la gestión de órdenes de trabajo (OT). Las órdenes de trabajo generadas suelen incluir información como:  

  • Número o codificación de la OT. 
  • Descripción y prioridad del trabajo.
  • Instalación afectada
  • Tipo de pedido (reparación, reemplazo, programado). 
  • Códigos de causa y solución. 
  • Recursos técnicos y operativos (personal asignado y materiales utilizados). 

En un GMAO, la gestión de órdenes de trabajo puede incluir funcionalidades como: 

  • Automatizar la generación de órdenes de trabajo. 
  • Reserva de materiales y equipos. 
  • Programación y asignación de empleados, equipos de trabajo y turnos. 
  • Revisión del estado y seguimiento del tiempo de inactividad en caso de falla o avería. 
  • Registro los gastos planificados y reales. 
  • Posibilidad de incorporar documentación asociada, como manuales de reparación y procedimientos de seguridad. 

Toda esta información se almacena en la base de datos de la solución GMAO. Al acceder a ella, el responsable de mantenimiento visualiza los recursos asignados a las OT y cuál es su estado: si han sido iniciadas o no, si están en curso o si ya han sido ejecutadas.  

  • Registro de activos 

Un software GMAO o también denominado CMMS permite almacenar, acceder y compartir información de equipos, repuestos y herramientas como: 

  • Fabricante, modelo, número de serie, clase y tipo de equipo. 
  • Códigos asociados.
  • Ubicación y posición. 
  • Estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad. 
  • Periodos de vida útil. 
  • Garantías. 
  • Sustituciones previstas. 
  • Calibraciones. 
  • Documentación, videos e imágenes como manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías. 
  • Gestión de recursos y mano de obra 

En la base de datos del sistema GMAO se almacena la información del personal técnico asignado al departamento de mantenimiento y se especifica cuáles son sus capacidades y habilidades para gestionar mejor qué recursos están más capacitados para realizar las distintas labores de mantenimiento. Con este módulo también se organizan mejor los equipos y los turnos de trabajo. 

  • Gestión de materiales e inventario 

Un GMAO o CMMS también suele incluir un módulo para facilitar el inventario, distribución y recuperación de equipos y materiales de las operaciones de mantenimiento y reparación en las áreas de almacenamiento, centros de distribución e instalaciones. Además de llevar un control del stock y de los gastos de inventario, es posible que incluya la función de automatizar el reabastecimiento de los materiales para garantizar que estos siempre estén disponibles. El objetivo es evitar que, a la hora de hacer un mantenimiento, no se disponga del material necesario para llevarlo a cabo.    

En este artículo te contamos como controlar los repuestos de almacen mediante un GMAO

  • Informes, análisis y auditoría 

Un software GMAO o CMMS permite generar informes en todas las categorías de mantenimiento, como disponibilidad de activos, uso de materiales, gastos de mano de obra y materiales, entre otros. Los responsables de mantenimiento analizarán la información para comprender la disponibilidad de los activos, las tendencias de rendimiento y la optimización del inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) con el fin de respaldar sus decisiones. Además, la solución GMAO facilita la recopilación y organización de la información de cara a futuras auditorías.

En este artículo hemos resumido los principales criterios a tener en cuenta para elegir un buen GMAO

¿Cuáles son las ventajas de implantar un GMAO en un dpto de mantenimiento? 

Las ventajas de implantar un sistema integrado para la gestión del mantenimiento (GMAO) son:  

  •  Reducción de los costes de mantenimiento 

Las reparaciones de emergencia, la información incompleta de los activos y las prácticas de mantenimiento reactivo pueden disparar los gastos de mantenimiento de las instalaciones. El uso de un GMAO o CMMS reduce significativamente estos costes al optimizar los procesos de mantenimiento de activos clave, incluida la administración de órdenes de trabajo y la administración de inventario MRO. 

  • Aumento de la eficiencia operativa 

Un software GMAO aumenta la eficiencia operativa, ya que permite que las operaciones de mantenimiento pasen de un enfoque reactivo a uno preventivo, permitiendo desarrollar una estrategia avanzada de mantenimiento de activos. Se configuran alertas de mantenimiento para evitar que los activos sufran una falla o tengan un rendimiento inferior. Además, los datos bridan información y conocimiento al responsable de mantenimiento para tomar decisiones sobre procesos y activos. 

  •  Aumento de la seguridad 

El uso de un GMAO reduce el riesgo y mantiene un entorno operativo seguro: se maximiza la seguridad de los empleados y simplifica al mismo tiempo los procesos de auditoría, haciendo que los procedimientos de seguridad sean más accesibles. Con una solución GMAO o CMMS el responsable de mantenimiento se mantendrá siempre informado de la capacitación en seguridad. Por otro lado, un sistema integrado para la gestión del mantenimiento puede proporcionar información a la hora de analizar incidentes. 

  •  Mejor precisión del inventario 

El inventario de un departamento de mantenimiento implica el pedido, el uso y el seguimiento de herramientas y piezas de repuesto. Con un sistema GMAO mejora su administración y la precisión del inventario al automatizar las compras, rastrear la información de las piezas y medir métricas generales como los costes de inventario y las estadísticas de uso. 

  • Procesos optimizados 

La información de GMAO o CMMS, al ser compartida y accesible entre dispositivos para coordinar el trabajo de campo, posibilita a los responsables de mantenimiento el rastreo de las las órdenes de trabajo y la distribución de materiales para decidir qué recursos priorizar y optimizar. 

  • Visibilidad de los flujos de trabajo 

El dashboard de GMAO permite al responsable de mantenimiento evaluar el estado y el progreso de los flujos de trabajo en tiempo real, aportando información sobre dónde está un activo, qué necesita, quién debería trabajar en él y cuándo. 

  • Mejora de la fiabilidad de los activos 

Un GMAO o CMMS aumenta la visibilidad de la información clave de los activos, como el uso, cuándo se adquirió, cuándo se realizó el mantenimiento, el historial de reparaciones y el rendimiento. De esta forma se maximiza la eficiencia y se evitan posibles costes por mantenimiento reactivo. 

  • Decisiones basadas en datos 

Los datos históricos en tiempo real sobre órdenes de trabajo, informes y análisis, información de gestión de activos e inventario aportan conocimiento a los responsables de mantenimiento para que puedan tomar decisiones basadas en datos. 

¿En qué sectores se puede utilizar un GMAO o CMMS para mantenimiento? 

Una solución GMAO suele ser utilizada por organizaciones que buscan una gestión eficaz del mantenimiento de activos e instalaciones en diversos ámbitos y sectores como: 

  • Industria (energética, siderúrgica, metalúrgica, química, alimentaria, petroquímica, textil, construcción, automovilística, transporte y logística). 
  • Centros comerciales. 
  • Hostelería y restauración. 
  • Hoteles. 
  • Administraciones públicas (ayuntamientos, bibliotecas, edificios públicos). 
  • Educación (colegios, institutos, universidades). 
  • Sanidad (hospitales, centros de salud). 

Ecogestor GMAO, una solución integral para el mantenimiento 

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