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Documentación CAE a solicitar durante el estado de alarma por COVID 19

Publicado el 20/04/2020

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documentacion cae covid

Ante la nueva situación que estamos viviendo, debemos continuar garantizando la seguridad en los centros de trabajo prestando atención a todos los aspectos que garanticen el control de los contratistas a las instalaciones. Muchas personas tienen dudas sobre qué documentación CAE se debe solicitar durante el estado de alarma por COVID-19 para garantizar el intercambio documental de Coordinación de Actividades Empresariales. Desde el departamento CAE de ENVIRA arrojamos luz sobre este tema.

¿Qué documentación deben aportar las empresas concurrentes? 

A pesar del estado de alarma en el que se encuentra España, la CAE continua vigente, por lo que hay que seguir llevándola a cabo y cumplir con el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.  

En este sentido, los documentos que deben aportar las empresas concurrentes durante el estado de alarma por COVID-19, son básicamente los mismos, si bien en ellos habrá que comprobar su adecuación a la nueva situación 

¿Qué cambia en CAE por la situación de alarma por COVID-19? 

Esta situación extraordinaria está afectando a todos los niveles, más aún en las organizaciones que han de adaptarse para evitar riesgos a los trabajadores, por tanto, muy recomendable considerar los siguientes factores: 

  • La existencia de nuevos protocolos de Prevención de Riesgos Laborales en las empresas. Cada actividad se adapta día a día a las recomendaciones de las autoridades sanitarias y es importante la información y formación de los trabajadores. 
  • Las caducidades de los documentos. Existen documentos que no podrán ser actualizados o renovados a causa del estado de alarma decretado el pasado 14 de marzo como el DNI, la ITV, o realización de reconocimiento médico de los trabajadores. Para ampliar esta información puedes consultar el post informativo sobre caducidades de documentos CAE por el COVID-19  que hemos publicado recientemente y que siempre mantenemos actualizado. 

Desde ENVIRA os enumeramos algunos de los documentos más habituales que suelen solicitarse en coordinación de actividades empresariales, si bien estos han de ser adecuados siempre a la actividad de las empresas y los trabajos a desempeñar por las contratas. 

Documentación que puede solicitarse a nivel de empresa 

  • Contratos mercantiles con clientes, proveedores y contratistas. 
  • Contratos laborales.
  • Contratos de puesta a disposición de trabajadores de ETT.
  • Listado de personal propio, de proveedores, contratistas y visitas.
  • Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
  • Póliza de responsabilidad civil de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
  • Modalidad preventiva implicada en la empresa, indicando las especialidades contratadas y justificante de pago.
  • Evaluación de riesgos para la actividad a desarrollar (a revisar medidas acordes a la nueva situación según las últimas recomendaciones del Ministerio respecto a EPIs, concurrencia, distancias, protección colectiva,…).
  • Asociación a la mutua.
  • Código de identificación fiscal.
  • Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria.
  • Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
  • Recibo de liquidación de cotizaciones (TC1).
  • Póliza de seguro de responsabilidad civil y justificante de pago.
  • Póliza de seguro de accidentes (según convenio). 

Documentación que puede solicitarse a nivel de trabajador  

  • Aptitud médica. 
  • Entrega de equipos de protección individual (EPIS). Con consideración del estado en el que nos encontramos y las dificultades añadidas en este aspecto. 
  • Formación en prevención adecuada al puesto de trabajo (incluida formación adaptada a los riesgos por COVID19). 
  • Formación específica dependiendo de la actividad desarrolladla por el trabajador (trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.). 
  • Entrega de información de riesgos (incluida información sobre los nuevos riesgos).
  • DNI.
  • Reconocimiento de alta en la Seguridad Social.
  • Informe de trabajadores en alta (TC2).
  • Recibo de pago como autónomo (si fuera su caso).
  • Carnet de conducir o si aplica cualquier carnet específico como puede ser para el manejo de grúas, carretillas elevadoras, etc.
  • Autorización para uso de maquinarias.
  • Registros de entrega de EPI’s a trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
  • Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
  • Designación de Recurso Preventivo o Coordinador de Actividades Preventivas. 

Documentación maquinaria 

  • Permisos de circulación. 
  • Ficha técnica. 
  • Inspección técnica del vehículo (ITV). 
  • Seguro obligatorio y justificante de pago.
  • Revisiones de mantenimiento.
  • Marcado CE o Certificado de adecuación para equipos de trabajo.
  • Manual de uso de máquina (en castellano).
  • Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas, etc. 

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