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Cómo elegir un GMAO: esto es lo que debes tener en cuenta

Publicado el 02/09/2020

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gmao

El proceso para elegir el mejor software GMAO comienza con tener bien definidos los procedimientos internos centrales de la empresa y, en concreto, del departamento de mantenimiento. Se trata de una decisión importante en la que debe estar involucrado personal y dirección para conseguir que la herramienta se integre de manera adecuada en la organización.

El mejor software GMAO para tu departamento 

¿Cuántas veces durante el último año ha sufrido un activo de tu departamento un avería crítica?¿Cuántas horas de productividad se perdieron debido a una reparación de inesperada? ¿Cuántas tareas de mantenimiento preventivo se perdieron debido a una falta de supervisión? ¿Sabes cuántas órdenes de trabajo se enviaron, procesaron y resolvieron durante los últimos meses y si alguna de ellas todavía continúa abierta? 

Si en vuestro departamento de mantenimiento estáis cansados de utilizar un sistema arcaico de listas de verificación escritas a mano, con múltiples hojas de cálculo o documentación de seguimiento de activos duplicada, probablemente necesitéis encontrar una forma de automatizar y simplificar su mantenimiento través de un software CMMS.  

¿Cuáles son tus necesidades? 

El primer paso para elegir un software GMAO adecuado es evaluar los procesos internos del departamento de mantenimiento. ¿Cuáles son los procedimientos de mantenimiento estándar más habituales? ¿Cuántos activos de la instalación necesitáis organizar y mantener? Tener todo esto detallado ayuda a identificar las ineficiencias del trabajo actual y responder a estas preguntas: 

  • ¿Con qué rapidez se resuelven las solicitudes de mantenimiento y las averías? 
  • ¿Cómo se programa actualmente el mantenimiento preventivo?
  • ¿Quién realiza el seguimiento de los equipos y sus programas de mantenimiento?
  • ¿Cuántas horas extraordinarias se realizan y por qué?
  • ¿Están identificados todos los activos?
  • ¿Cuántas piezas de repuesto hay en stock?
  • ¿Cuáles los problemas habituales a los que los técnicos se enfrentan cada día? 

Analizar todo el proceso de mantenimiento en detalle permitirá identificar las debilidades del departamento. De esta forma tendréis mucho más claro qué solución GMAO es la que mejor se adapta a vuestras necesidades.  

Lista de funcionalidades del GMAO 

Cuanto más definidos estén los procesos internos, más fácil será determinar qué funcionalidades debe cumplir el software GMAO. Una vez hecha la lista de todas las características que debe incluir la herramienta, el próximo paso es organizarla para tener una idea clara de cuáles son imprescindibles y cuáles opcionales.  

La lista podría verse así: 

funcionalidades gmao 

Prioritarias 

  • Gestión de órdenes de trabajo  
  • Gestión de solicitudes de avería 
  • Gestión de activos  
  • Informes básicos
  • Aplicación móvil para trabajar offline
  • Programación de mantenimiento preventivo
  • Perfiles de usuario diferenciados según roles
  • Estadísticas e histórico de operaciones
  • Notificaciones y alertas
  • Soporte técnico 

Convenientes 

  • Gestión de piezas de recambio 
  • Gestión de herramientas y EPI’s 
  • Gestión carga de trabajo de técnicos
  • Gestión de contratos de empresas externas
  • Geoposicionamiento de activos 

Opcionales 

  • Integración con diferentes sistemas (SAP, scadas, sistemas de gestión…) 
  • Dashboard personalizado 

Las preguntas más importantes antes de tomar una decisión  

1. ¿Tiene todas las características necesarias?   

Si un determinado software no puede verificar todas las funciones imprescindibles que has incluido en la lista de ‘imprescindibles’, debes seguir buscando. Asimismo, el hecho de que una función exista, no quiere decir que se pueda implementar o utilizar fácilmente. Por eso también es importante saber si el proveedor ofrece formación o soporte técnico.  

2. ¿Es sencilla la programación del mantenimiento?  

Si el objetivo de implantar un software GMAO es conseguir un mantenimiento eficaz y minimizar sus costos operativos, es fundamental que la solución tenga la capacidad de programar y realizar un seguimiento sencillo  de las rutinas de mantenimiento.   

Por ejemplo, puedes analizar si las operaciones de mantenimiento preventivo se establecen en un formato claro, con visualización en formato de calendario y con posibilidad de incluir instrucciones adjuntar documentos.  

3. ¿Es el sistema compatible con tecnología móvil? 

Elegir una solución CMMS con  una aplicación móvil bien diseñadafácil de usar  y con posibilidad de trabajo offline es muy importante, ya que el uso de tecnologías móviles permite ahorrar tiempo. Hay que tener en cuenta que los técnicos pueden trabajar físicamente en la ubicación del equipo y desde la comodidad de un dispositivo, gestionando las órdenes de trabajo in situ. 

4. ¿Qué tipos de informes se pueden generar utilizando el sistema? 

Una de las mayores ventajas de utilizar un software GMAO es su capacidad para recopilar y gestionar información, generando  informes que permitan tomar decisiones basadas en datos fácilmente. Por eso es conveniente conocer qué tipo de informes se pueden generar para responder preguntas como:  

  • ¿Se ha realizado el trabajo de mantenimiento adecuado? 
  • ¿Las operaciones de mantenimiento se hicieron a tiempo? ¿cuánto han costado? 
  • ¿Qué activo está costando más y por qué? 
  • ¿Cuál es el tiempo promedio de reparación y el tiempo promedio entre fallas?
  • ¿Cuántas piezas se utilizaron el mes pasado y cuánto costó? 

5. ¿Qué tipo de soporte técnico ofrecen? 

Contar con  un soporte técnico personalizado es de suma importancia, tanto durante el proceso de implantación como para la gestión de la herramienta 

Lo más importante: tener las cosas claras antes de dar el paso 

Comprender los factores que motivaron la necesidad de organizar y automatizar los procesos de mantenimiento, así como identificar las métricas clave para el seguimiento de datos de cara a futuras decisiones comerciales, marcan el camino a la hora de comenzar este proceso de búsqueda de una herramienta GMAO.   

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