8 consejos para realizar auditorías online con éxito

El contexto actual de emergencia sanitaria ha obligado a que las auditorías de cumplimiento legal o de sistemas de gestión evolucionen al escenario digital. Desde nuestra experiencia como habilitadores tecnológicos ofrecemos los siguientes consejos para realizar auditorías online con éxito.

El mundo de las auditorías ha cambiado para siempre 

La actual situación de crisis del COVID19 ha puesto encima de la mesa un reto muy interesante, el cual, si sabemos salir triunfadores, puede ayudarnos a cambiar nuestras dinámicas de trabajo hacía una mayor digitalización y optimización de los recursos y tiempos. Se trata de una nueva oportunidad para avanzar en la digitalización profesional y convertirnos de lleno en empresas 4.0 preparadas para hacer frente a futuras situaciones.  

Una de las tareas profesionales que históricamente forma parte de ese reducto de trabajos que se resistían a evolucionar al mundo digital, son las auditorias de cumplimiento legal o de sistemas de gestión, trabajos típicamente presenciales. Las nuevas circunstancias han obligado a adaptarse a pasos agigantados hacia un escenario digital.  

La nueva era de las auditorías en remoto se ha iniciado y con ella las empresas deben adaptarse rápidamente a la nueva dinámica para que la curva de aprendizaje de este nuevo modelo sea lo más exitosa posible. 

ENVIRA, después de 35 años de experiencia en el mundo de las certificaciones y auditorías, y siendo a la vez facilitador de herramientas para la industria 4.0 a través de su plataforma Ecogestor, comparte su dilatada experiencia con los siguientes consejos para realizar con éxito auditorías online.

FASE PREVIA A LA AUDITORÍA 

1. Planificación y organización previa 

Es fundamental una fase previa de planificación y organización de la auditoría online. Días antes de la fecha de auditoría debemos concretar los siguientes puntos, puesto que durante el desarrollo de la auditoría propiamente dicha no podemos perder tiempo en concreciones que deben estar definidas de antemano: 

• Cuál es el alcance de la auditoría, en concreto qué vamos a auditar. Por ejemplo, si se trata de una auditoría legal, definir en concreto qué certificaciones entran dentro del alcance: ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 50001.  
• Quienes serán los interlocutores para las diferentes temáticas o áreas auditadas. 

• Establecer una planificación horaria concreta con cada uno de estos responsables: hacer un planning en el que sepamos a qué hora el auditor se va a entrevistar de manera online con cada uno de los responsables del centro. 
• Lo ideal sería que el número de responsables/interlocutores por parte de la empresa fuera el menor posible, para canalizar todo en el menor número de personas, pero si eso no es posible, debemos saber exactamente quién es cada persona y de qué temáticas es responsable. De cada una de estas personas tendremos sus datos de contacto (en caso de eventos de última hora) como nombre, teléfono móvil y dirección de correo electrónico 
• Este planning se enviará por escrito días antes a los interlocutores para que cada uno sepa a qué hora concreta será auditado. 

2. Listado de documentos  

Unos días antes de la auditoría, el auditor, debe hacer llegar a cada responsable auditado una lista exhaustiva de todos los documentos que serán auditados, con objeto de que el responsable tenga esa documentación ya disponible el día de la auditoría y no existan fugas de tiempo buscando documentos. Si existen dudas respecto a qué documentación será requerido, es el momento de aclararlo con el auditor. 

3. Auditorías previas 

Si se dispone de auditorías de años previos, el auditor consultará los resultados y tendrá claro el listado de no conformidades detectadas o temas que estaban en trámite para comprobar que hayan sido corregidas. 

4. Definir un sistema de conexión online 

Debemos tener claro cuál será la herramienta de comunicación y videoconferencia que vamos a utilizar, tanto el auditado como el auditor. Ambas partes, deberán probar el sistema y comprobar que esté todo funcionando correctamente y que tenemos los accesos necesarios. Se trata de evitar, en todo momento, que surjan interrupciones y problemas de última hora durante el día de cita online, cuya resolución nos quitaría mucho tiempo. 

5. Lugar de trabajo 

Tanto el auditado como el auditor deben preparar un lugar de trabajo adecuado para realizar la auditoría online, con todas las herramientas necesarias disponibles y al alcance, de manera que no haya que ausentarse durante la cita: bolígrafos, hojas de anotación, apuntes para consultar, documentos que sean necesarios, luz suficiente, agua, etc… 

FASE DE AUDITORÍA 

6. Conectarse con margen de tiempo 

Por más que se tenga todo preparado, siempre habrá imprevistos de última hora, por tanto, debemos conectarnos con margen suficiente a la sesión, para resolver con tiempo las incidencias que pudieran generarse. 

7. Agilidad en la presentación de documentos 

El auditor debe tener claro los documentos a solicitar y el auditado debe tener preparado dicho documento, mostrando al auditor mediante el sistema de compartir pantalla, si no ha sido posible hacérselo llegar previamente.  

El sistema debe ser una pregunta/respuesta por parte del auditor/auditado, con la mayor agilidad posible y cumpliendo la planificación de tiempos establecida. 

8. Reunión de cierre 

El auditor hará un resumen de las desviaciones encontradas antes de dar por finalizada la auditoría y se asegurará de que han quedado claras por parte de los auditados. 

ENVIRA Ingenieros Asesores ha lanzado su nuevo servicio de auditorías online para facilitar su ejecución a través de EcoGestor Legislación sin necesidad de desplazarse a los centros físicos de los clientes. Si desea más información sobre este servicio, no dude en contactar con nosotros aquí.